Łomża 21.11.2016 r.

Znak sprawy: ZSMiO.26.2.5.2016

Zaproszenie do złożenia oferty

Zamawiający Zespół Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Łomży ul. Przykoszarowa 22, 18-400 Łomża działając zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Nr 5/2014/2015 z dnia 20.04.2015r. zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do 30.000 EUR. Przedmiotem zamówienia jest: zarządzanie, księgowość, przygotowywanie dokumentacji i koordynacja działań w celu realizacji projektu „Praktyki zagraniczne szansą na sukces zawodowy” współfinansowanego  przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w ramach programu PO WER. Projekt realizowany będzie dla uczniów Zespołu Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 w Łomży, których organem prowadzącym jest Miasto Łomża. Planowana liczba uczniów uczestniczących  w projekcie – 50 osób. W załączniku przedstawiono szczegółowy zakres zamówienia.

TERMIN REALIZACJI USŁUGI:  od 01.12.2016 do 21.12.2017 r.

W załączniku przedstawiono szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Zamawiający informuje jednocześnie, że zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełni wymagania zamawiającego i  zaoferuje najniższą cenę. Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z wykonawcami, którzy złożyli oferty, jak też do niedokonywania wyboru oferty bez podania przyczyny

Ofertę należy złożyć w kopercie opatrzonej opisem „Oferta na zarządzanie, przygotowywanie dokumentacji i koordynację działań w celu realizacji projektu staży zagranicznych ”do dnia 24.11.2016r.  do godz. 11:30 w siedzibie Zamawiającego w Łomży przy ul. Przykoszarowa 22, w sekretariacie,  fax.nr: 086 218 62 39 ,  lub drogą elektroniczną, na adres: sekretariat@zsmio.pl. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 25.11.2016r. o godz. 11:45 w pokoju 105.

Informacji w zakresie zamówienia udziela: Andrzej Borawski – Kierownik Kształcenia Praktycznego w Zespole Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 w Łomży -tel.: 504211088

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona:

- na stronie internetowej Zamawiającego  - http://www.zsmio.pl,  w zakładce - Wyniki zamówień publicznych do 30 000 Euro

- przekazana Wykonawcy na adres do korespondencji.

 

Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy:

1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na zamówienie publiczne z  art.22 ust. 1 ustawy - zgodnie z art.44 ustawy - z wykorzystaniem wzoru: załącznik nr 3.

3. Wypełniony i podpisany formularz oferty stanowiący załącznik nr 2.

Cenę należy przedstawić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do zaproszenia. Cena oferty musi uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia tj. m.in. wszystkie koszty wynikające z wykonania czynności szczegółowo określonych w zaproszeniu do składania ofert, ewentualne bonifikaty, zniżki, opusty itp. oraz koszt innych czynności niezbędnych do wykonania przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem ewentualnego ryzyka wynikającego z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, tak, aby zapewnić realizację przedmiotu zamówienia na warunkach i zasadach określonych w zaproszeniu. Cena podana w ofercie jest ostateczną ceną brutto i nie podlega zmianom przez okres obowiązywania umowy. Do porównania i oceny ofert będzie brana pod uwagę łączna cena brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia.

………………………………..…                     ….…..…………..…………………...............…

(podpis osoby sporządzającej)                                   (podpis Kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej)

 

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Załącznik nr 2 - Wzór oferty.

Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia.

Załącznik nr 1

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Zamówienie obejmować będzie wykonywanie następujących czynności na rzecz zamawiającego:

• przygotowanie wzorów umów, zaświadczeń, certyfikatów, dokumentów
  i innych materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu;
• współpraca z zagranicznym partnerem projektu (wymagana bardzo dobra znajomość języka angielskiego lub włoskiego);
• prowadzenie Biura projektu – współpraca z dyrektorem szkoły
  i księgową zatrudnioną do rozliczeń w ramach projektu w kwestii organizacyjnej i doradczej;
• promocja projektu – przygotowywanie materiałów;
• prowadzenie strony internetowej projektu;
• kontrola oraz nadzór merytoryczny nad realizacją projektu zgodnie
  z wymogami programu PO WER oraz obowiązującymi przepisami krajowymi
  i wewnętrznymi, w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami.
• zapewnienie wysokiego poziomu realizacji projektu w ujęciu organizacyjnym
  i merytorycznym;
• monitorowanie systematyczności i efektywności realizacji projektu; odpowiedzialność za przygotowywanie i opracowanie sprawozdańz realizacji projektu, kontrola terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu realizacji oraz budżetu;
• informowanie na bieżąco o zaistniałych problemach i propozycjach ich rozwiązania;
• kontrola dokumentacji pod kątem jej oznaczania zgodnie z wytycznymi programu PO WER;
• współpraca z księgową projektu przy opracowywaniu raportu końcowego do instytucji zarządzającej w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych oraz prowadzonych rozliczeń projektu;
• wsparcie merytoryczne nad prawidłowością wydatkowania środków finansowychprzeznaczonych na realizację projektu;
• prowadzenie dokumentacji projektu niezbędnej do realizacji projektu, zbieranie i archiwizacja dokumentów;
• przestrzeganie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych i instrukcją obowiązująca wZSMiO Nr 5;
• wykonywanie zadań w siedzibie Zamawiającego (biurze projektu) przez cały okres umowy w terminie umożliwiającym bezproblemową pracę i realizację projektu;
• dokonanie rozliczenia końcowego projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej dotyczącymi realizacji projektu w ramach programu PO WER
  i obowiązującymi przepisami;
• śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi jak również prawodawstwem polskim i UE;
• prowadzenie spraw księgowo-finansowo- administracyjnych

- prowadzenie obsługi poczty projektu – ewidencja rejestru korespondencji pocztowej i elektronicznej;

- przygotowanie przelewów, wydruków , wyciągów, historii operacji bankowych, obsługa bieżących przepływów pieniężnych;

- kontrola dokumentów  i operacji gospodarczych pod względem formalno-rachunkowym, związanej z prawidłową realizacją projektu;

- pomoc w opracowaniu planów budżetowych i sporządzaniu sprawozdań finansowych dotyczących realizacji projektu;

- przeliczanie kosztów rzeczywistych, dokumentów wystawionych w walucie innej niż PLN według obowiązującego kursu walut;

• organizowanie i monitorowanie zapewnienia wsparcia pomocniczego dla BO, powielanie materiałów szkoleniowych dla BO przygotowane przez prowadzących, kompletowanie materiałów dla uczniów i ich przekazywanie;
  • koordynacja działań według harmonogramu realizacji projektu - czuwanie nad prawidłową jego realizacją, w tym zgodności realizacji zadań
    z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu;
  • kontrola udzielania zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro zgodnie z ustawą i regulaminem zakupów obowiązującym w Zespole Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcącym nr 5 w Łomży
  • dokonywanie analizy rynku i przygotowywanie zapytań ofertowych na zakup materiałów do projektu;
  • koordynacja wyboru firm świadczących usługi na rzecz realizowanego projektu - organizowanie prac komisji do wyboru ofert;
  • współpraca z firmami realizującymi usługi na rzecz projektu
  • zbieranie i archiwizacja dokumentów projektowych;
  • ewaluacja wskaźników projektu – sprawozdawczość;
  • przygotowanie ankiety podsumowującej odbyte praktyki i ich analiza;

     Wykonawca będzie zobowiązany do udzielania wszelkich wiadomości o przebiegu wykonywania przez niego czynności i umożliwi na wniosek Zamawiającego dokonanie kontroli prawidłowości wykonania umowy. Zobowiązany będzie do przedkładania pisemnych informacji lub sprawozdań z wykonanych czynności w ramach umowy. Przedstawiona informacja musi zawierać zakres wykonywanych czynności, wskazanie osoby ją wykonującej oraz przedstawienie ilości czasu potrzebnego na jej zrealizowanie.

            Minimalna liczba godzin jaką należy przeznaczy na wsparcie szkoły w ramach realizowanego projektu wynosi 840 godzin i przewidziana jest w okresie od 01.12.2016 do 20.12.2017 r.

            Płatność za wykonaną usługę zrealizowana będzie w dwóch ratach – I rata do 31 maja 2017 r., II rata do 31 grudnia 2017 r. po przedstawieniu i zaakceptowaniu dokumentów świadczących o rzeczywistym wykonaniu umowy w ilości godzin poświadczających czas spędzony na  realizację projektu nie mniejszy niż 840 godzin.

Załącznik nr 2

....................................................

 (miejscowość, data)

..................................................................................

(nazwa Wykonawcy, adres

nr tel....................... nr fax..............................)

 

OFERTA

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty  na zadanie pn.:

Zarządzanie, księgowość, przygotowywanie dokumentacji i koordynacja działań w celu realizacji projektu staży zagranicznych dla uczniów Zespołu Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 w Łomży przygotowujących ich do wyjazdu na zagraniczne staże zawodowe realizowane w ramach projektu „Praktyki zagraniczne szansą na sukces zawodowy” współfinansowanego  przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w ramach programu PO WER.

1.Oferuję(my) wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia,   zgodnie z wymogami Zamawiającego za kwotę w wysokości:

 

brutto:.............................zł,(słownie:.........................................................................).

 

2.  Termin realizacji  ...............................r.

3.  Oświadczam(y), że spełniam (y) warunki podane w zaproszeniu do złożenia oferty i w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.

4. Akceptuję(my) warunki zawarte w umowie.

 

 

 ……………………………………. 

  (data i podpis Wykonawcy)

 

Załącznik nr 3

................................................

(Wykonawca )

OŚWIADCZENIE

o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia

Przystępując do zaproszenia na zarządzanie, księgowość, przygotowywanie dokumentacji i koordynację działań w celu realizacji projektu staży zagranicznych dla uczniów Zespołu Szkół Mechanicznych i Ogólnokształcących Nr 5 w Łomży przygotowujących ich do wyjazdu na zagraniczne staże zawodowe realizowane w ramach projektu „Praktyki zagraniczne szansą na sukces zawodowy” współfinansowanego  przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w ramach programu PO WER na podstawie art.24 ust. 1 ustawy Pzp, oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w art.22 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), dotyczące:

9.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

9.2. posiadania wiedzy i doświadczenia;

9.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

9.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej

Jednocześnie oświadczam/-y, że nie zachodzi żadna przesłanka do wykluczenia mnie/nas z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 24 ust. 1 cyt. Ustawy.

 

.............................dnia..............2016 roku             …..................................................

(podpisano imię i nazwisko upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)